Das neue/alte Kassengesetz

28.09.2020 | Aktuelles

Das neue/alte Kassengesetz

Sollte Ihre Kasse noch nicht die gesetzliche Regelung erfüllen, haben Sie nun zwei Möglichkeiten:

  • - Die Schonfrist richtig nutzen: Viele Bundesländer (unter anderem auch NRW) gewähren eine Schonfrist bis spätestens 31.03.2021 für Steuerpflichtige, die durch geeignete Unterlagen belegen können, dass Sie bis zum 30.09.2020 den Einbau einer TSE bei einem Kassenhersteller beauftragt haben und die seitens des Kassenaufstellers begründet noch nicht umgesetzt werden konnte.
  •  
  • - In Einzelfällen kann man einen Antrag auf eine über den 30.09.2020 hinausgehende Befreiung von der Pflicht zum Einsatz einer TSE stellen, sofern man begründet darlegen kann, warum die Umsetzung für einen unmöglich ist. Dieser Antrag muss gut begründet sein und den vorliegenden Härtefall entsprechend belegen.

Da der Härtefallantrag häufig nicht genehmigt wird, raten wir Ihnen dringend, bis Ende September 2020 den fristgerechten Einbau der TSE in Auftrag zu geben und sich schriftlich bestätigen zu lassen, bis wann die TSE eingebaut sein wird. Denn auch in NRW läuft aktuell noch die Verlängerung bis zum 31.03.2021, sodass Sie die Zeit nutzen können, sich auf die Umstellung der Kassen vorzubereiten.

 

Die wichtigsten Punkte der Kassensicherungsverordnung haben wir für Sie noch einmal zusammengetragen.

I. Anforderungen an elektronische Kassensysteme

Elektronische Kassensysteme müssen bereits die folgenden Anforderungen erfüllen:

Alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln aufgezeichnet werden.

  •  -Die Erfassung der Geschäftsvorfälle darf nicht unterdrückt werden können.
  •  -Die aufgezeichneten Daten müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
  •  -Alle Änderungen bei Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdaten müssen aufgezeichnet werden.
  • -Alle elektronisch erzeugten Belege sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren.
  • -Alle Kassenaufzeichnungen sind zehn Jahre lang zu archivieren.

Durch das Kassengesetz kamen die folgenden Verschärfungen für Kassenbetreiber hinzu:

  • -Alle elektronischen Kassensysteme müssen mit einer TSE ausgerüstet sein.
  • -Alle Kassen müssen in der Lage sein, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg an den Kunden auszugeben.
  • -Alle genutzten Kassensysteme müssen dem Finanzamt elektronisch gemeldet werden.

Die Finanzverwaltung hat den Begriff der Kasse übrigens auch auf solche Systeme ausgedehnt, die (nur) der Abwicklung von Zahlungsvorgängen mit „vor Ort genutzten elektronischen Zahlungsformen“ dienen. Dazu gehören sowohl bargeldersetzende Zahlungsformen wie Geldkarten, virtuelle Konten oder Bonuspunktesysteme von Drittanbietern als auch anstatt Geld angenommene Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen. Selbst wenn eine Kasse also lediglich „Bargeldersatz“ annimmt, gelten die Neuerungen auch für sie.

 

II. TSE Einheit – Zertifikate technische Sicherheitseinrichtung

Die TSE besteht aus drei Teilen:

  • -Ein Sicherheitsmodul gewährleistet, dass unveränderlich sämtliche Kasseneingaben protokolliert werden.
  • -Auf einem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
  • -Eine einheitliche digitale Schnittstelle soll die Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleisten.

Für die TSE schreibt der Gesetzgeber kein bestimmtes System vor - wohl aber eine Zertifizierung durch das BSI.

 

III. Todo-Liste
1. Bestandsaufnahme machen

Neben der Klärung des Typs ist in erster Linie von Belang, wann die Kassen angeschafft wurden. Zu unterscheiden sind folgende Konstellationen:

Kasse die vor dem 26.11.2010 angeschafft wurden?

Dann gilt: Kassen, die mit einer zertifizierten TSE nachrüstbar sind, müssen bis zum 01.01.2020 umgerüstet werden. Kassen, die nicht nachgerüstet werden können, müssen entsorgt und durch ein neues Kassensystem mit BSI-Zertifizierung ersetzt werden.

Kasse die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden?

Dann gilt: Elektronische Kassensysteme, die mit einer zertifizierten TSE nachgerüstet werden können, müssen bis zum 01.01.2020 nachgerüstet werden.

Bis dato gesetzeskonforme Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und nicht mit einer TSE aufrüstbar sind, dürfen ausnahmsweise noch bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden. Erst dann müssen sie durch ein neues System ersetzt werden. Hinweis: Auch hier sollte die Nichtnachrüstbarkeit des Kassensystems durch den Hersteller bestätigt werden und dieses Dokument zur Verfahrensdokumentation hinzugefügt werden.

Kassen, die nach dem 01.01.2020 angeschafft wurden?

Ab 2020 dürfen die Hersteller nur noch solche elektronischen Kassensysteme verkaufen, die mit einer zertifizierten TSE ausgerüstet sind. Um zu entscheiden, ob ein Unternehmer in den Genuss der verlängerten Laufzeit kommt, sind also zwei Aspekte relevant: Erstens darf die Kasse tatsächlich nicht nachrüstbar sein und zweitens muss sie den bis dahin geltenden Vorschriften genügen. Ansonsten bietet die Nichtbeanstandungsregelung aber immerhin noch ein wenig Aufschub.

 

2. Kassen an- bzw. abmelden

Ab dem 01.01.2020 muss sowohl die Anschaffung als auch die Außerbetriebnahme elektronischer Kassensysteme innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt gemeldet werden.

Die Meldung muss „nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck“ beim Finanzamt erfolgen. Und jede Kasse muss einzeln gemeldet werden. Dabei müssen Sie die folgenden Punkte mitteilen:

  • -Name des Steuerpflichtigen
  • -Betriebsstätte der Kasse
  • -Ordnungskriterium (in der Regel die Steuernummer)
  • -Art der zertifizierten TSE
  • -Zertifizierungs-ID (wird durch das BSI vergeben)
  • -Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • -Anzahl der insgesamt eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • -Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • -Datum der Anschaffung
  • -Datum der In- oder Außerbetriebnahme

Hinweis: Der amtliche Vordruck für die Meldung liegt allerdings noch nicht vor. Da es zudem bisher nicht möglich ist, den Vordruck elektronisch zu übermitteln kann, man laut Finanzverwaltung von der Mitteilung absehen, bis die elektronische Übermittlung möglich wird. Hierzu wird es eine Information im Bundessteuerblatt geben. Vorbereitend sollten Sie jedoch bitte jetzt schon die nötigen Informationen zusammentragen. Denn die Meldepflicht kann trotz des aktuellen Aufschubs kurzfristig in Kraft treten.

 

3. Belegausgabepflicht

Bereits ab 2020 gilt außerdem die Pflicht, Belege an alle Kunden auszugeben - egal ob sie diese mitnehmen oder nicht. Mit Zustimmung des Kunden ist auch die Bereitstellung eines elektronischen Belegs erlaubt. Ein elektronischer Beleg gilt dann als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme desselben gegeben wird. Die bloße Sichtbarmachung des Belegs an einem Bildschirm des Unternehmers, an einem Terminal oder Kassendisplay, reicht nicht aus.

Die elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Datenformat wie JPG, PNG oder PDF erfolgen, da der Kunde den Beleg auf seinem Endgerät mit einer kostenfreien Standardsoftware empfangen und sichtbar machen können muss. Auf den Übertragungsweg kommt es dabei nicht an. Ein ordnungsgemäßer Beleg muss folgende Angaben enthalten:

  • -Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • -Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt von Vorgangbeginn und -ende
  • -Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • -Transaktionsnummer, Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag
  • -Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls
  • -Betrag je Zahlungsart
  • -Signaturzähler
  • -Prüfwert

 

4. Verfahrensdokumentation ergänzen

Spätestens seit Inkrafttreten der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu Beginn des Jahres 2015 ist klar, dass für eine ordnungsgemäße elektronische Kassenführung eine Verfahrensdokumentation unabdingbar ist.

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, detailliert zu beschreiben, wie Prozessdaten (Kassendaten), Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, ohne dass die digitalen Grundaufzeichnungen verändert werden. Der erforderliche Umfang der Dokumentation hängt davon ab, was im Einzelfall zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Dennoch fehlt die Verfahrensdokumentation in der Praxis häufig. Viele Unternehmer haben diese Pflicht bisher geflissentlich übersehen - wohl auch deshalb, weil sie in den Vorschriften so unkonkret behandelt wird.

Hinweis: Das ist unklug, da das Fehlen der Verfahrensdokumentation bei einer Prüfung bereits einen gewichtigen Mangel darstellt! Deshalb sollten Sie also vorsorgen: Eine bescheidene, ausbaufähige Verfahrensdokumentation ist besser als gar keine. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus:

  • -einer allgemeinen Beschreibung,
  • -einer Anwenderdokumentation,
  • -einer technischen Systemdokumentation und
  • -einer Betriebsdokumentation.

Die Finanzverwaltung gibt keine Muster vor, sondern nennt nur eine Reihe von Mindestangaben. Dazu zählen eine Vorbemerkung und Hinweise zur Zielsetzung, zum Einsatzbereich und zur Branche. Außerdem muss das organisatorische Umfeld beschrieben werden: Wer ist zuständig? Sind die Mitarbeiter für den korrekten Umgang geschult? Wie läuft die Kassenführung ab? Was passiert bei Fehlbeträgen? Herzstück der Dokumentation ist die Beschreibung der technischen Verfahren und Abläufe rund um die Kasse. Mit in die Verfahrensdokumentation gehören aber auch Bedienungs- und Programmierungsanleitungen sowie eine Beschreibung der verwendeten Peripheriegeräte.

Gerne helfen wir Ihnen mit unserem Partner, der concept4Work GmbH, auch diesbezüglich weiter.

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